2021年1月30日，由数字档案管理公众号主办，由福州震旦计算机技术有限公司承办的第一期“数字档案管理新年分享会”活动于福州香格里拉大酒店圆满结束，本期主题是“如何做好档案数字化项目的实施？”，快跟小编一起来回顾下当天的精彩内容吧~

本次分享会活动采取“线下线上”同步直播的方式进行，线上与“小兰老师“直播平台携手合作。

活动现场特邀嘉宾，分别有福建省档案学会常务理事、福建师范大学的钟文荣副教授，福建省档案局原信息中心主任王鸣鸣老师，福建省档案现代化技术服务协会杨飞雁会长，福建省互联网零售协会周金铁秘书长，福州高新区追忆档案管理有限公司的李立强总经理，金盾（福州）档案技术有限公司的鲁金蓉总经理，福建邻里汇健康管理有限公司董势董事长，福州震旦计算机技术有限公司尤国治副总经理。

• 吴剑明老师分享《档案数字化项目实施方案》

讲师简介：

吴剑明老师

现担任福州震旦计算机技术有限公司副总经理；

17年的企业项目管理经验；

《档案数字化项目实施方案》主编。

吴剑明老师现场展示了一套完整的《档案数字化项目实施方案》，覆盖档案数字化项目的全流程：项目启动期、试加工阶段、标准作业期和项目收官期四个阶段，以及每个阶段所需要的表格、合同、保密材料、制度规范等，遵循档案人一贯的细致严谨，值得同行们参考借鉴。

• 网友与嘉宾互动环节

嘉宾简介：

王鸣鸣主任

原福建省档案局原信息中心

网友一：怎样做好档案数字化的员工保密要求工作？

王鸣鸣老师：

保密工作是我们档案数字化项目实施管理要求中最为核心、重要的环节。今天分享会的主题内容其实也有提到，我们主要要根据《纸质档案数字化规范DA-T 31-2017》及《福建省档案数字化操作规程纸质档案 DB35/T1856-2019 》规定，

从契约方面：第一，员工进场前必须提供政府行政机关出具的无犯罪记录证明材料；第二，要和用人单位签订保密承诺书，要求员工承诺在工作过程中不摘抄、 删改、复制、泄露客户方的档案和其他信息。

从保密教育及培训方面：第一、在数字化项目开展前，现场管理人员要对员工开展保密教育培训，并形成书面材料存档；第二、员工的保密教育是需要持续、定期进行的，所有参与数字化的员工应该不断加强并提高保密安全意识教育才能有效防范保密事故的发生。

现场管理要求方面：第一、员工不得擅自带入手机、电脑、录音、录像等各类电子设备和移动存储介质进入加工现场；第二、保密管理制度要置于现场显眼的位置，对现场人员形成警示作用；第三、关键岗位实行保密安全责任制；第四，应建立现场上下班物品清点值班制度，严禁任何人员擅自将档案数字化加工场所内的物品带离现场。下班后，移动存储设备应存放于专柜、上锁，并指定专人负责保管。

嘉宾简介：

杨飞雁会长

福建省档案现代化技术服务协会

网友二：制定档案数字化加工标准需要参考哪些？

杨飞雁会长：

制定好一个项目的加工标准是保障项目顺利实施的基础，网友提的这个问题非常的关键。对于每个档案数字化加工项目来说，首先要参考的是招标文件和项目合同书里面的标准规定；其次，合同及招标文件没有约定的需要参考国家档案机关发布的政策法规和档案标准，具体因行业而定。这里，参考我们可以借鉴档案馆项目数字化主要参考的《纸质档案数字化技术规范》、《归档文件整理规范》等，数字档案管理公众号去年双十一发布过一篇文章，比较系统地梳理了涉及档案数字化加工的各项国家标准、行业标准、地方性法规，大家可以去收藏起来（点这里）。

嘉宾简介：

李立强总经理

福州高新区追忆档案管理有限公司

网友三：如何确定数字化项目的人员数量？

李立强总经理：

数字化加工现场人员的数量安排会直接关系到整体项目的实施成本及实施进度。但是，人员安排其实是一个动态的过程，它需要我们现场的管理人员对项目的情况非常了解才能做到管控安排、分布得当。接下来我结合自己多年的行业经验，给网友几点思路：

首先，一个新的数字化加工项目刚接手，一定要充分了解这个项目的所有档案的实际情况（比如说：档案数量多少、档案载体种类有几种？如果是纸质档案，那就要关注下纸张的良好与否等等），这些都是要提前了解清楚，才能着手下一步；

其次，要掌握项目加工现场场地的实际状况，在区域划分合理的基础上重点关注各工序的位置分布，员工的总配置人数等。若场地跟工期的不能匹配，需要及时跟业主沟通，达成共识，提供新的解决方案；

最后，本次《档案数字化项目实施方案》就有讲到各阶段的工作安排，我们人员应该根据项目的进度合理安排员工的进入和退场时间。这需要从实际工作中去掌握正确的时间节点。

嘉宾简介：

尤国治副总经理

福州震旦计算机技术有限公司

网友四：一款比较专业的数字化加工软件应该是什么样的呢？

尤国治副总经理：

档案数字化其实是一项庞大的系统工程，我们首先需要建立起一套标准的实施流程，本次的《档案数字化项目实施方案》就很有代表性。档案数字化工作所涉及的环节多、工作量大，并非只是简单的做扫描、修图的事情，现场要监管好数字化过程中的每个环节确实是需要一套专业的加工软件来完成这些工作。

以我10多年的档案系统开发经验和数字化项目参与经验，数字化加工软件应具备流程定义、任务分配、过程跟踪、质量检测、成品制作、数据验收、数据备份、统计分析等功能，并分别设置管理员、保密员、审计员，并实行“三员分离”。现在我们自用的震旦数字化加工系统就具有这样全流程管理的功能，第一，集成了目录著录加工、扫描加工、员工管理、转换工具、报表打印等，涵盖了数字化加工过程所需的所有应用工具；第二，日常管理统计便捷：员工账号管理、权限管理、访问管理、日常量实时统计等；第三，加工过程安全可控：可以限定岗位的访问数据范围，成果提交后不可见。扫描日志监控每一页原文的动态，精确到秒级的记录，可以随时追踪东西；账户监管、登录、退出、操作过程全程记录；第四，本系统可自适应不同项目，不同的工序组合。

• 专家点评

嘉宾简介：

钟文荣副教授

福建省档案学会常务理事、福建师范大学副教授

专业点评：

我们已经进入到了大数据时代，大数据需要有海量的数据，种类繁多的数据，有价值的数据。存量档案的数字化，是实现纸质档案向数字档案转化的过程，也是大数据的重要来源之一，是不可忽视的一种重要来源。因为我们在纸质时代生活的时间远远长于电子时代，纸质时代所形成的数据通过数字化，成为了可在大数据时代进行流通的重要资源。因此可以客观地说，数字化的工作是基本的，不容忽视的，具有关键作用的工作。由于档案载体的多样性和特殊性，目前在档案数字化的过程中，大规模采用智能化设备还有很大的困难，因此如何高效地来开展此项工作，这是目前许多档案服务机构都面临的一个重要问题。此次的分享会，我们倾听了震旦公司十多年来，在大量的数字化标准规范的指导下，结合公司数字化实践，集合公司全体员工的智慧，对数字化操作方案的一次系统、全面和深入的思考和探索。

关于档案数字化的相关标准虽然规定了基本原则和流程，但是在实践中一定还有许多操作性、细节性的问题、经验性的问题。吴总的分享会我认真听了，也进行了一些思考。

首先，我觉得震旦的数字化操作方案，体现了以管理理论来指导档案数字化的实践的特点。如何做好档案数字化工作，需要管理者、组织者和操作者进行宏观的计划、组织、协调、控制和创新。分享会从档案数字化的四个阶段（项目启动期、项目试加工、标准作业期、项目收官期）详细剖析了档案数字化操作人财物的合理规划配置，流程的合理规划，包括数字化拆卷、目录录入、扫描、存储备份、后期处理等，因为流程的合理规划本身就是一种重要的创新，也是重要的效率和效益。在项目开展中如何从数字化的微观入手，做好过程的控制、细节的控制和质量的控制，这是实现档案数字化的关键控制内容。档案数字化操作离不开创新的，这一点从这次分享会中为我们展现的诸多表单中可以得到体现。

其次，体现了强烈的档案安全观。从分享会来看，多处提及了数字化操作安全的防范问题。如场地的规划，人员的安排，如“员工安全保密责任书范本”，现场管理台账制作等。尤其是当前在整体国家安全观的大局下，震旦人也在数字化工作中践行者档案安全观，并渗透到数字化的每一个环节。

最后，分享会也体现了方法论和形而上的价值和意义。从刚才的数字化操作分享会中，我觉得吴总的数字化分享会也具有方法论上的价值。第一，如何关注工作中的法律法规，关注数字化背后的各种隐性规则，我想也是今后公司进行业务开发中需要关注的内容。第二，如何从大处着眼，小处着手，踏实地深入细节，以铁棒磨成针的档案工匠精神雕琢每一个细节，我想这个方法是数字化操作分享会给我的激励，我想也是震旦人的内核精神，值得我们学习和弘扬。“不登高山，不知天之高也；不临深溪，不知地之厚也。”让我们行动起来，为档案事业的发展添砖加瓦，尽一份自己的力量。

向震旦人致敬！向所有档案同仁致敬！

图片：叶智洪/编辑：林慧姗

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