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试论数字档案馆在我国的发展

北京市海淀区档案馆蔡群伟
在社会信息化的大环境下，数字化建设已成为评价一个国家信息基础水平的重要标志。档案馆作为社会信息资源系统的一个重要组成部分，正面临着数字化时代的挑战。一时间，档案学理论界开始对数字档案馆进行了讨论和研究，内容涉及数字档案馆的概念、特征、要素、结构以及对国外数字档案馆的关注等方面。数字档案馆较之传统档案馆的优势是明显的，在国外也已经有了成功的建设运行实例。但就我国目前的状况来看，数字档案馆究竟是只能在理论界讨论热潮中昙花一现，还是能获得广阔的发展空间，迅速成长，还有待历史证明。
制约我国数字档案馆发展的瓶颈
1、技术难关要真正实现数字档案馆，技术是关键。数字档案馆是以信息源、网域网络、数据库为基础，以INTERNET 为平台，向用户提供信息资源的档案馆。其相关的技术是较复杂较先进并且不断发展的，从海量信息存储到面向对象的分布式管理，数据仓库技术、高速网络技术，几乎囊括了计算机网络技术所需解决的所有问题，技术密集，因此也是变化发展最为迅速而难以把握的。
2、标准化问题
数字档案馆建设的目的是要使地区档案馆、全国档案馆乃至整个世界的档案馆连成一体，实现资源共享。因此，必须要遵照国际化标准，如网络资源的取舍标准、著录标引标准、数据的描述标准、元数据标准等等。但长期以来，我国的档案信息系统没有具体标准遵循，数据库的结构不统一，数据不规范，给实现资源共享带来很大的困难。
3、数字化误区
数字档案馆的信息资源建设包括原始馆藏的数字化和网络信息数据库。原始馆藏的数字化是将馆藏档案转化成计算机可以识别和处理的数字化信息，经过整理和组织，存储在存储设备里。网络信息数据库是指实现数字化后的信息资源分布在网络服务器中，通过网络互联提供资源共享。数字档案馆是管理档案信息的"信息中心"，档案的实体保管模式应该向信息管理模式过渡。而国内在构想数字档案馆时，则普遍认为把纸质档案经过转化后放到网上去，就变成数字档案馆了，这对数字档案馆概念的理解是不完整的。
4、个人信息化水平低下
这其中包括管理者和利用者两个方面。首先，所有的管理离不开人的行为。目前我国绝大多数档案馆很少有条件能长期聘用计算机方面的专业人才。但作为数字档案馆的管理人员应该对各类相关技术深入了解，这可能有些困难，然而这却是必须的。其次，利用者的信息化水平也制约着数字档案馆的发展。近几年，虽然计算机在城市的普及率越来越高，但计算机网络的普及相对仍然很低。再加上上网投资、电脑技术、语言能力等因素的影响，数字档案馆的服务对象在我国还是属于"贵族化"。
5、资金短缺
数字档案馆的建设是一件十分耗费资金的事。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入，都需要高昂的费用。而国内绝大多数档案馆的事业经费都算不上多，由政府拨出专用款项支持数字档案馆建设的情况还很少。
关于促进我国数字档案馆发展的思考
首先，根据国内的现状，应该制定合理的建设对象。对于我国这样一个信息化程度不高、数字资源十分贫乏的发展中国家，只能集聚有限的财力，集中进行少量大项目的建设。不是所有的档案馆都应该成为"数字档案馆"，而应该选取档案查找利用率较高、经济较为发达、计算机网络普及率较高、馆藏资源较为丰富的地区（即软、硬件条件比较成熟的地区）的档案馆作为建设对象。当然之前应进行大量的可行性调研和需求分析。如果贸然上马，造成的资源浪费将远远大于调研阶段的投入。而对于绝大多数的档案馆而言，在做好传统业务的同时，则可以运用部分技术加以改造，一步步打好基础，等到各方面条件成熟后，再实现向数字化发展的转变。
其次，要借鉴国内外数字图书馆的建设经验，统一规划和组织。数字图书馆的建设从90年代开始就进行了飞速发展时期，尤其是发达国家在这方面更走在前列。他们的经验将给我们建设数字档案馆起到很大帮助。国外的数字图书馆在建设时，一般由国家出资，并组建专门的委员会进行统筹规划。因此，我们在建设数字档案馆时，也必须结合我国"信息高速公路"的建设来考虑。因为网络建设是数字档案馆建设的物质保证。国家档案行政管理部门应该与国家信息产业部门共同研究，统筹规划，制定统一的标准，组织各部门的协作、协调工作。
第三，馆藏数字化时要有所选择，以利用者为中心提供信息资源服务。一提到馆藏数字化，大多数档案馆考虑的就是将全部馆藏原始档案数字化。实际上采用这种方式，既提高了成本，又增加了负担。我们完全可以根据馆藏的实际情况，选择那些有较高使用价值、保存价值及使用频率较高的档案资料数字化，或者针对自己的馆藏特色来制定数字化的选择标准。当然在制定标准时要充分考虑到利用者的需求。简单地把数字资源放在网上，并不是真正意义上的数字档案馆。因此，要增强档案信息服务的针对性和时效性，加强对利用者需求的调研和预测，使信息资源通过网络环境更好地为利用者服务。
第四，做好人力资源的投入，立足培养档案管理人员的专业技能。由于档案属于较为清贫的工作行业，因此缺乏计算机方面的专业人才。档案馆除了要积极努力创造好的条件吸引人才、使用人才外，一个比较好的解决方法就是寻找当地的集成商，通过中间件的开发将数字档案馆运行维护中所需要的各个步骤具体化、流程化，使档案馆只需要培训少量的技术人员就能承担运行数字档案馆的大量工作。另一方面，档案馆应该立足培养，走留、引、培并举的路子，通过多种形式和各种强制性措施，促使技术人员普遍掌握工作技能与手段，加速其成长。同时在适当的时机下，档案馆应该大力宣传、推广、教授如何利用数字档案馆查找信息资料，提高利用者的信息化水平，从而使他们消除畏难的情绪，了解数字档案馆，从实际操作中体验到数字档案馆的优势。