文档数字化
一、前言
长久以来，我们一直在采用柜架式的资料存放目录本式的查询检索方法管理我们的文档资料。这无疑会占用大量的库房空间，而在查阅档案时又费时费力。即使现在有不少单位使用了计算机管理也多数目录级电脑管理调档，仍然要去库房所以依然存在库房压力大、调卷不便、响应速度慢、原件易损等问题。

很显然在信息化社会的今天， 随着科学技术的不断发展，特别是无纸化办公、电子商务等应用技术的不断普及，社会发展和各级政府对档案的数字化建设提出了迫切的需求。上述传统的档案管理方式，已经无法满足社会企事业单位内各层次人员对文档资料的查询调阅再利用等方面的要求。

各个事业单位成立多年来，在日常工作和任务活动中形成了一系列纸制档案，纸制档案按内容可分为文书档案、科技档案、财务档案等。按存放的载体可分为：纸质档案；磁盘、光盘、磁带等电子档案；奖状、奖牌、奖旗、奖杯等实物档案；录音、录像、照片、底片等声像档案等。随着信息化建设进程的不断深入，传统的档案管理办法已不能适应单位工作发展的要求，需要进行数字化改造。

二、纸制档案数字化的重要意义
2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中。随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源，档案的数字化建设也是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。
1、数字化是传统档案走向数字档案的必经之路

传统档案是以纸制文件为主要载体的一种档案保存方式。是目前档案保存的主要方式，这种档案的管理主要存在以下局限：

²     日常的档案整理、保存、查阅工作繁重，效率较低。

²     提档与归档的工作量巨大，既耗时又费力。无法满足广大民众的需求、提高窗口的服务效率和质量。

²     频繁的调阔、复印原始资料，由于灰尘、湿度等影响， 会对档案造成自然的损害；

²     人为的污损、撕页、篡改等，更会造成档案严重磨损和丢失。

²     由于逐年递增的纸张档荣．占用大量的库房空间。

²     难以对档案的实行统一的权限管理。

²     难以迅速的不同的档案进行分类，并快速检索到内部直至页面的信息。

²     无法满足多用户同时共享档案信息资源的需求。

目前，各事业单位保存的纸制档案信息形态也主要以纸质、照片等载体为主要形式的传统档案存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和以点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现以点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难达到社会化程度。档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。    

只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。



2、档案数字化是形势发展的需要。

档案由原始的甲骨、竹笺、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，随着办公自动化即OA系统的广泛使用，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案管理提出了一个迫切需要解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用。目前，大多数档案的管理仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。解决这一问题的途径就是档案的数字化。

3、档案数字化是社会的强烈需求。

当今社会处处离不开档案。商业投资者需要对当地的整体情况有个全面的了解，才敢于投资；关系民生的重大决策需要大量的信息做参考；职能部门的工作比如城市规划，电视、电力、燃气、自来水管道的铺设等等，这些都需要大量的准确的资料做依据，而这些只有档案才是最全、最新、最直接和最方便的一个查考对象，这都迫使档案部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使馆藏的档案信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。纸制档案包含科技档案、文书档案、财务档案等，内含大量的重要信息，随着信息化建设的需要，各种档案利用的需求也在不断增加。

4、档案数字化能有效地保护档案原件。

1、数字化电子档案能够代替原件使用，保护档案原件，避免因频繁的整理、调阅对原件造成的损坏，同时可以对原始档案进行永久性真空密封保存，更好的保护档案原件。

2、数字化副本异地保存，输出缩微胶片或UDO光盘供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏。

3、恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。

5、档案数字化能改善档案的利用方式。

1、不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。

2、数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案。

3、“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。



三、档案数字化含义和原理
档案数字化是指利用高速扫描仪技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。

数字档案是传统档案的延伸，是传统档案利用现代信息技术获得自身发展的产物，档案机构通过档案数字化，形成一个电子化信息的仓储，用户通过网络可方便地访问，以获得这些信息。也就是说，档案数字化就是实施档案的数字化存储、管理与维护，以及提供数字档案信息的网络传输和利用服务。

整体的整体内容包含：

档案的整理、扫描、影像处理、数据归档、影像质检、影像总检、数据刻录、数据挂接、数据存储、数据分析利用等一系列工作。
四、扫描仪在文档数字化中的作用
扫描仪与数码相机一样,是计算机的外部输入设备.它能将各种图像信息(如图片、照片、透明幻灯片和文字资料等)通过扫描仪扫描后转变成数字信号,并输入计算机.再通过计算机完成对图像和文字信息的处理、管理、存贮和输出等。
扫描仪是一种捕获影像的装置，可将影像转换为计算机可以显示、编辑、储存和输出的数字格式。扫描仪的应用范围很广泛，例如将美术图形和照片扫描结合到文件中；将印刷文字扫描输入到文字处理软件中，避免再重新打字；将传真文件扫描输入到数据库软件或文字处理软件中储存；以及在多媒体中加入影像等等。
  作为一种光机电一体化的电脑外设产品，扫描仪是继鼠标和键盘之后的第三大计算机输入设备，它可将影像转换为计算机可以显示、编辑、储存和输出的数字格式，是功能很强的一种输入设备。
  扫描仪的基本原理是通过传动装置驱动扫描组件，将各类文档、相片、幻灯片、底片等稿件经过一系列的光、电转换，最终形成计算机能识别的数字信号，再由控制扫描仪操作的扫描软件读出这些数据，并重新组成数字化的图像文件，供计算机存储、显示、修改、完善，以满足人们各种形式的需要。
  目前，扫描仪作为计算机的重要外部设备，已被广泛应用于报纸、书刊、出版印刷、广告设计、工程技术、金融业务等领域之中。它以独到的功能，不仅能迅速实现大量的文字录入、计算机辅助设计、文档制作、图文数据库管理，而且能逼真、实时地录入各种图像，特别是在网络和多媒体技术迅速发展的今天，扫描仪更能有效地应用于传真（配Fax/Modem卡）、复印（配打印机）、电子邮件等工作。依靠其他软件的支持，扫描仪还能够用于制作电子相册、请柬、挂历等许多个性鲜明和充满乐趣的作品。通过扫描仪，计算机实现了“定量”分析与处理“五彩缤纷”世界的愿望，所以有人将扫描仪誉为计算机的“眼睛”。