信息管理专家“福建省档案局合作企业”
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日用品行业
   
  日用品行业  
 

行业现状
 目前,日用品行业全国店铺的所有单据都是集中扫描,再提供查询浏览。而表单在流转的过程中往往易丢失、损坏和受制于交通条件,给后续的查询工作带来不便。现采用在各店铺直接扫描的方式,极大的提高了工作效率和数据的安全性、及时性。
 日用品行业的公司每天有大量的申请和修改资料的表单需要处理。具体包括:新增资料、家具送货、更改资料、户籍退出、增删配偶、营销部员工申请、营销部员工签约等等。
 需要对纸质资料进行电子化管理,并最大限度的保存纸质文档。
 需要提高业务处理效率,缩短业务处理时间。
 需要对现有的文档管理系统进行优化,能在录入时就看到电子文档,而不再是纸质原稿。
 灵活,迅速,在第一时间获取店铺档案资料并进行业务处理。

解决方案
 系统所有数据都存放在一个独立、专用的数据库中,使系统的运行和维护更加安全、简单。
 采用Captiva+Documan相结合的方式,由各店铺对纸质资料进行扫描,并进行电子化处理,发送到档案中心服务器。
 Dispatcher对图像资料进行分类识别,并归入相应的业务流程中。
 录入员和核对人员按照预定的工作流进行作业,在流程作业时,完成了ADA Num与图像资料的对应和索引工作。
 在完成业务工作流程后,图像发布到归档服务器。
 操作人员在操作过程中需要手工选择相应的模版。
 文件归档后,用户可根据系统预设的权限,通过IE浏览器登陆到系统WEB服务器,并根据各自的权限查阅已归档的文件。

物理结构图


业务系统流程图
 店铺上传的图像资料经dispatcher进行分类,再流入档案组进行录入。
 档案组人员登陆协同系统,并选择需要的工作流程,开启协同客户端,选择开始协同。
 协同系统客户端获取任务,并与AS400进行交互工作。录入人员在AS400中完成资料的录入或修改工作。

数据流系统流程图
 采用documan分配的用户名,登录documan workflow,可进行图像审查、原件校验、审核结果录入、错误处理、报表录入。

 


 
数据业务处理流程图
 采用documan分配的用户名,登录到documan处理数据业务工作流程,可在对应的工作流程项进行任务查看、编辑等工作。
 提供简易查询和高级查询等功能,可以更快速的进行图像检索。
 提供导出报表、图像导出等功能。


 

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